Habeas data y expedientes de personal: qué exige la Ley 1581 de 2012
El expediente de un empleado no es un solo bloque de información con un único plazo — parte de lo que contiene debe guardarse indefinidamente, y parte debe borrarse apenas deja de tener propósito. Cómo se distingue una cosa de la otra.
Un expediente de personal mezcla dos tipos de información con reglas distintas, y tratarlas igual es el error más común: por un lado está el contrato laboral y su respaldo, que conviene conservar indefinidamente como prueba ante un reclamo futuro; por otro, datos personales recolectados para un propósito puntual — un examen médico de ingreso, una prueba psicotécnica — que la Ley 1581 de 2012 exige eliminar apenas ese propósito deja de existir, no guardar "por si acaso" junto con el resto.
Qué cuenta como dato personal en un expediente
La ley cubre cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona: nombre, número de identificación, salario, evaluaciones de desempeño, datos de salud, información familiar. En un expediente de personal, prácticamente todo lo que no sea el contrato mismo entra en esta categoría — lo que la hace relevante para casi cualquier documento que un área de Recursos Humanos maneje a diario.
El principio que más choca con la intuición: no guardar "por si acaso"
El instinto natural frente a cualquier documento de un empleado es conservarlo indefinidamente, por si hace falta más adelante. La Ley 1581 va en la dirección contraria para el dato personal específicamente: solo puede conservarse mientras exista la finalidad que justificó recolectarlo. Una vez que esa finalidad se cumplió o dejó de aplicar, corresponde eliminarlo — acumularlo sin ese límite es, en sí mismo, un incumplimiento.
Esto no significa borrar el expediente completo cuando alguien deja la empresa. Significa distinguir qué parte de ese expediente sigue teniendo un propósito vigente (el contrato, para efectos probatorios) de qué parte ya cumplió el suyo y debería depurarse.
Consentimiento: pedirlo, y también guardar la prueba de haberlo pedido
Antes de recolectar información personal, la ley exige consentimiento informado — pero la parte que muchas empresas pasan por alto es que ese consentimiento debe quedar documentado y disponible para cuando una autoridad lo pida. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es quien vigila el cumplimiento de esta ley, y en una auditoría, no basta con decir que se pidió consentimiento: hay que poder mostrarlo.
La obligación no termina cuando la persona deja de trabajar contigo
Quien tuvo acceso a datos personales en el marco de la relación laboral sigue obligado a guardar reserva sobre esa información incluso después de que la relación termina — la confidencialidad no es una obligación atada al contrato vigente, sigue existiendo para siempre respecto de esos datos específicos.
En la práctica, esto refuerza por qué el control de acceso importa tanto como la retención: no solo hay que decidir cuánto tiempo conservar cada dato, sino quién puede verlo mientras existe, y dejar registro de quién accedió — la misma lógica de auditoría que aplica a cualquier Record sensible.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo conservar el expediente de un empleado después de que se va?
Depende de qué parte del expediente. El contrato laboral en sí no tiene un plazo legal privado específico, así que se recomienda conservación indefinida como respaldo ante un reclamo futuro. Pero los datos personales recolectados para un propósito puntual (por ejemplo, un examen médico de ingreso) solo deben conservarse mientras exista esa finalidad — después corresponde eliminarlos, no guardarlos junto con el resto del expediente sin ningún límite.
¿Necesito el consentimiento de un empleado para guardar su información personal?
Sí, y además tienes que poder demostrar que lo pediste — guardar el documento de consentimiento identificado por separado del resto del expediente es lo que permite responder ante una auditoría de la Superintendencia de Industria y Comercio, la autoridad que vigila el cumplimiento de esta ley.