Blog de gestión documental
Cumplimiento, digitalización y buenas prácticas de gestión documental en Colombia y Latinoamérica.
Cómo planear un proyecto de digitalización masiva sin detener la operación
"Tenemos 200 cajas de archivo, ¿por dónde empezamos?" no se resuelve intentando digitalizar todo a la vez. El enfoque que sí funciona es más simple de lo que parece.
Leer más →Habeas data y expedientes de personal: qué exige la Ley 1581 de 2012
El expediente de un empleado no es un solo bloque de información con un único plazo — parte de lo que contiene debe guardarse indefinidamente, y parte debe borrarse apenas deja de tener propósito. Cómo se distingue una cosa de la otra.
Leer más →Construcción: cómo centralizar documentación dispersa por proyecto
Contratos en el correo, planos en una carpeta de WhatsApp, actas en el cuaderno de obra y fotos en el celular de cada residente. Por qué la dispersión por proyecto es el problema de fondo, no la falta de documentos.
Leer más →Versionado de documentos: por qué "final_v2_definitivo.docx" es un problema
Cuando el nombre del archivo es lo único que dice cuál versión es la vigente, el sistema de versionado eres tú, a mano — y falla justo cuando más importa.
Leer más →¿Cuánto tiempo conservar las facturas electrónicas en Colombia?
La respuesta corta: 5 años por lo tributario y 10 por lo mercantil. La práctica, qué archivar (XML + PDF) y cómo evitar el 'búsquela usted' cuando la DIAN pide una factura.
Leer más →Qué es una Tabla de Retención Documental (TRD) y cómo se construye
Una TRD no es una lista de plazos copiada de internet — es un instrumento que describe, serie por serie, qué produce tu empresa y cuánto tiempo debe conservarlo. Cómo se arma una de verdad.
Leer más →Manufactura: cómo evitar planos y documentos de calidad con versiones descontroladas
Plano-A102-Rev3-FINAL-usar_este.dwg no es un chiste, es el archivo real de alguien. Por qué las versiones descontroladas son un problema de producción, no solo de organización.
Leer más →Qué es el OCR y cómo funciona
OCR convierte una imagen de texto en texto real, buscable y usable. Esto es lo que pasa técnicamente detrás, y qué significa el "nivel de confianza" que ves en un resultado.
Leer más →Ley 594 de 2000: qué exige a las empresas privadas en Colombia
La Ley General de Archivos no es solo un tema estatal. Esto es a quién aplica directamente y qué exige en la práctica — sin vender la palabra "cumplimiento" donde no corresponde.
Leer más →Qué es un Record (y por qué no es lo mismo que un archivo)
En Archivos Atlas, un Record no es un archivo con un nombre — es una entidad con identidad, versiones y una política de retención. Esto es lo que cambia en la práctica.
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